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留学生档案管理制度,留学生档案如何存放到留学服务中心

本文章由注册用户 郭初温 上传提供

发布:2024-03-15 1 评论 纠错/删除



1、留学生档案管理制度

留学生档案管理制度

第一条 总则

为规范留学生档案管理工作,确保留学生档案的完整、准确、安全和保密,制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于学校管理的所有留学生档案。

第三条 档案收集

1. 学校应及时收集留学生的以下档案资料:

申请材料(含申请表、成绩单、语言成绩单、护照复印件等)

录取通知书及签证复印件

注册材料(含入学登记表、课程选择表等)

在校成绩单、成绩证明等

奖惩记录、违纪处理情况

离校证明、毕业证书和学位证书复印件等

2. 档案资料应及时整理归档,并对重要资料进行复印备份。

第四条 档案保管

1. 学校应建立专门的留学生档案室,存放留学生档案。

2. 档案室应符合以下要求:

安全、保密、防潮、防火、防虫

设置空调,保持适宜的温度和湿度

有专职人员管理档案

3. 档案保管期限为自留学生离校之日起永久保存。

第五条 档案借阅

1. 档案借阅仅限于学校教务、学生、科研等部门因公务需要查阅。

2. 借阅档案须经档案管理人员批准,并填写档案借阅登记表。

3. 借阅人应妥善保管档案,并在规定时间内归还。

第六条 档案销毁

1. 对于已经过时、无保存价值的留学生档案,经学校批准后方可销毁。

2. 销毁档案应按照保密规定进行,并做好销毁记录。

第七条 档案保密

1. 留学生档案属于个人隐私,应严格保密。

2. 档案管理人员和借阅人员应遵守保密规定,不得泄露留学生档案中的信息。

第八条 责任

1. 学校档案管理部门负责留学生档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁工作。

2. 各相关部门和教职工应配合学校档案管理部门做好留学生档案管理工作。

第九条 附则

1. 本制度自颁布之日起施行。

2. 本制度由学校档案管理部门负责解释和修改。

2、留学生档案如何存放到留学服务中心

3、留学生档案放人才好还是留服好

归国留学生档案存放的考量因素:

人才中心(人事档案管理中心):

专业性强:主要负责管理人才档案,档案管理符合相关标准和法规。

永久保存:档案会永久保存在人才中心,不会因为单位或个人调动而转移。

调档便捷:档案调出和调入手续相对便捷,符合国家政策规定。

留学服务中心(留服中心):

留学专业性:专门负责留学生档案管理,对留学人员的经历和证件有详细了解。

国外认可度高:留服中心的档案对于国外学历认证和就业有较高认可度。

方便国外调档:留服中心可以协助办理档案寄送出国的手续,方便留学生在国外办理相关业务。

选择建议:

从专业性和永久保存的角度考虑,建议归国留学生将档案存放在人才中心。

如果留学人员未来有较多出国需求,考虑档案国外认可度和方便调档,也可以将档案存放在留服中心。

具体选择时,可以根据个人的实际情况和未来发展规划进行权衡:

如果未来主要在国内发展,且无出国需求,建议将档案存放在人才中心。

如果未来有频繁出国需求,或需要国外学历认证,建议将档案存放在留服中心。

如果既有国内发展需求,又有出国需求,可以考虑将档案存放在人才中心,同时在留服中心备案。

4、留学生档案在自己手里怎么办

保留留学生档案在自己的手中

作为一名留学生,你可能会遇到保留档案在自己的手中这一情况。以下是如何处理此问题:

1. 了解档案的重要性:

档案包含有关你教育历史、成绩和身份证明的重要信息。

它在申请工作、移民、进一步教育和其他官方目的时至关重要。

2. 联系原学校:

与你毕业的海外学校联系,询问他们是否允许你保留档案。

某些学校可能会允许你付费获取电子或纸质副本。

3. 征得上级机构的同意:

如果你的学校或项目是由教育部或其他上级机构监管的,你可能需要得到他们的同意才能保留档案。

联系他们并解释情况,寻求他们的批准。

4. 准备正式请求:

编写一份正式请求信,说明你保留档案的理由和请求的副本类型。

提供必要的个人信息和联系方式。

5. 提供费用证明:

如果要求你支付费用,请准备好提供付款证明。

通常可以通过银行转账或信用卡付款。

6. 确保安全保存:

收到档案后,请将其保存在安全的地方,例如防潮柜或加密的云存储。

定期进行备份以防丢失或损坏。

7. 考虑其他选项:

如果无法直接从学校获取档案,你可以考虑以下选项:

联系中国教育部留学服务中心,他们可以提供存档服务。

联系提供存档和公证服务的专业机构。

温馨提示:

保留档案在自己的手中需要得到学校和相关机构的批准。

仔细考虑不同选项,并选择最适合你需求的选项。

确保妥善保管档案,并定期进行备份以确保其安全。

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