海外留学档案存放
档案内容
学历证明(毕业证书、学位证书等)
成绩单
语言成绩证明(如托福、雅思等)
实习证明、科研经历等其他相关材料
档案存放机构
国内
所在学校的档案管理部门
人事代理公司
公共就业服务机构
国外
留学期间就读的大学档案馆
国家留学基金委(对于公派出国留学人员)
个人自存
存放方式
国内
学校档案: 由学校统一保管,存放期限一般为30年。
人事代理公司: 需要办理档案转出手续,转出后由公司保管。
公共就业服务机构: 主要针对应届毕业生,可代为保管档案。
国外
大学档案馆: 一般会永久保存档案,但需要提前申请。
国家留学基金委: 仅针对公派出国留学人员,需按规定办理档案归档手续。
个人自存: 将档案复印件或扫描件自存,但可能面临时效性问题。
注意事项
及时归档: 在留学期间结束后,应尽快办理档案归档手续。
选择合适的存放机构: 考虑存放期限、便捷性、安全性等因素。
做好备份: 重要材料应复印或扫描保存,以备不时之需。
定期核对: 定期与存放机构核对档案信息是否完整无误。
档案调取: 需要调取档案时,需向存放机构提出申请。
档案数字化: 随着信息化发展,一些机构提供档案数字化服务,便于长期保存和查阅。
海外留学档案一般存放在以下几个地方:
1. 留学服务中心(CSCSE)
留学服务中心是中国教育部直属的事业单位,负责办理中国学生出国留学手续。
留学服务中心会将学生的留学档案存档,包括学生申请材料、录取通知书、学习成绩单等。
2. 所就读大学的国际学生办公室
许多海外大学都设有专门的国际学生办公室,为国际学生提供各种服务。
国际学生办公室有时也会负责保管学生的录取材料、学习成绩单和毕业证明等档案。
3. 教育部留学服务中心国际教育服务平台
该平台是中国教育部的官方海外留学信息平台。
学生可以通过平台上传和查询自己的留学档案信息,包括学历认证信息、出国学习证明等。
4. 个人保管
一些学生也会选择将自己的留学档案备份一份并自行保管。
这样做可以确保档案的安全性和完整性,避免因意外丢失或损坏而导致麻烦。
注意:
留学档案的存放方式因国家和大学而异。
学生在申请海外留学时应及时了解相关档案存放规定。
建议学生定期备份自己的留学档案并妥善保管,以备不时之需。
国外留学人员档案通常保存在以下几个地方:
国内
原就读学校的人事档案管理处:毕业生的人事档案一般在原就读学校的档案管理处保存。
户口所在地的人才服务中心或档案管理机构:回国后,留学生可以将档案迁回户口所在地,由当地的人才服务中心或档案管理机构保管。
国外
所在学校或项目办公室:部分学校或项目会为留学生提供档案保管服务。
当地华人社团或留学生会:一些华人社团或留学生会提供档案暂存或转寄服务。
其他
留学生本人:留学生也可以自行保管档案,但需要妥善保存,避免丢失或损坏。
商业档案保管机构:如果留学生需要更专业的档案保管服务,可以考虑将档案寄存在商业档案保管机构。
查询档案存放地
留学生可以通过以下方式查询档案存放地:
联系原就读学校的人事档案管理处、户口所在地的人才服务中心或档案管理机构。
询问所在学校或项目办公室、华人社团或留学生会。
在网上搜索商业档案保管机构。
国外留学档案归档流程
1. 申请和准备
联系原毕业学校档案管理部门,了解档案归档要求和程序。
准备所需材料,包括:
护照复印件
留学期间材料清单(如成绩单、学位证书)
国外院校官方出具的证明文件(如学位授予证明、留学证明)
其他相关证明材料(如汇款单、签证复印件)
2. 邮寄或递送
根据档案管理部门的指示,将准备好的材料通过邮寄或亲自递送方式寄送至指定的地址。
确保邮寄或递送方式安全可靠,以免材料遗失或损坏。
3. 审核和归档
档案管理部门收到材料后,将对材料进行审核,以确保材料齐全并符合要求。
审核通过后,档案将被归档并妥善保管。
4. 注意事项
及时归档:档案归档宜早不宜迟,避免因时间推移而遗失或损坏。
材料真实有效:确保提交的材料真实有效,以免影响档案归档。
清单备存:保留一份材料清单备存,以防材料丢失。
邮寄安全:邮寄材料时,选择安全可靠的邮寄方式,并考虑购买保险。
跟踪查询:在邮寄或递送材料后,定期跟踪查询进度,确保材料已成功送达。
温馨提示:
归档后的档案通常需要一定时间才能调取使用,因此建议在需要使用档案前,提前向档案管理部门提出申请。