策留网来华留学生档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范和加强来华留学生档案管理，确保其真实性、准确性和完整性，制定本制度。
第二条 本制度适用于本校所有接收来华留学生学习的院系和部门。
第二章 档案收集
第三条 院系和部门应主动向来华留学生收集与其学习、生活、思想政治教育等相关的档案材料，包括：
入学申请表、签证信息、体检报告
成绩单、学习计划、科研成果
党团组织材料、思想报告
奖惩记录、违纪处理材料
其他与学生有关的材料
第四条 院系和部门应在留学生入学时，及时收集其档案材料。对已在校的留学生，应于每学年开始时核实和补充其档案材料。
第五条 档案材料应以纸质版和电子版两种形式收集。纸质版档案应按照一定的顺序归档，电子版档案应刻录成光盘或存储在指定服务器中。
第三章 档案管理
第六条 院系和部门应指定专人负责档案管理工作，明确其职责和权限。
第七条 档案应存放于安全、保密的场所，并采取必要的防盗、防火、防潮等措施。
第八条 档案应定期进行整理、归档和移交。院系和部门应每学年对档案材料进行一次整理和归档，并在学生离校时，将档案移交至学校档案室。
第九条 档案应按照保密等级和保管期限进行分类保存。一般性档案保管期限为10年，重要档案（如学术成果、获奖证书）保管期限为永久。
第四章 档案利用
第十条 档案主要用于：
了解留学生的基本情况、学习经历和表现
为留学生提供学业、生活和思想政治教育方面的咨询和服务
办理留学生在校期间的各种事务
对留学生进行评价和评奖
第十一条 利用档案应经档案管理人员批准，院系和部门不得擅自调取或使用档案。
第十二条 利用档案时，应注意保护档案的完整性和保密性，不得擅自修改或复制档案材料。
第五章 责任追究
第十三条 对违反本制度，造成档案缺失、损坏、泄露等后果的责任人，根据情节轻重，追究其相应责任。
第十四条 本制度由学校档案室负责解释。
来华留学生档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范来华留学生档案管理工作，加强档案资料的收集、整理、保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条 本制度适用于在我校就读的全日制来华留学生。
第二章 档案收集
第三条 留学生档案主要包括以下资料：
（一）个人基本信息：护照、签证、入学通知书、学生证、体检表等；
（二）学习经历：成绩单、毕业证、学位证等；
（三）在校表现：奖学金、助学金、违纪处分、社会活动等；
（四）思想品德：入团申请书、政审材料、思想汇报等；
（五）其他相关材料：申请表、自传、推荐信等。
第四条 学校负责收集和整理留学生的档案资料。
第三章 档案整理
第五条 档案资料应按时间顺序整理装订，并按类别分档归类。
第六条 档案资料应按照国家标准和学校档案管理规定进行编目和编号。
第四章 档案保管
第七条 学校负责留学生档案的保管工作。
第八条 档案资料应存放于专用档案室，并配备必要的防火、防潮、防霉、防虫等安全设施。
第九条 档案保管期限为永久。
第五章 档案利用
第十条 档案资料主要用于以下方面：
（一）学生管理和教育；
（二）教学研究和评估；
（三）学位授予审查；
（四）人事档案管理；
（五）出国深造和工作推荐。
第十一条 利用档案资料须经学校档案管理部门批准。
第六章 档案移交
第十二条 留学生离校后，其档案应移交学校档案管理部门统一保管。
第七章 责任
第十三条 学校各部门负责收集和提供留学生档案资料。
第十四条 学校档案管理部门负责档案的整理、保管和利用。
第十五条 留学生对自己的档案资料负有保密责任。
第八章 附则
第十六条 本制度由学校档案管理部门负责解释。
第十七条 本制度自发布之日起施行。
来华留学生档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强来华留学生档案管理工作，规范留学档案的收集、整理、保管、利用及移交，根据国家有关规定，制定本制度。
第二条 本制度适用于各级教育行政部门、高等学校、中小学和职业院校（以下简称学校）对来华留学生的档案管理工作。
第三条 留学档案是指记录来华留学生身份、学习、生活、活动等情况的各种材料。
第二章 档案收集
第四条 学校应当自留学生入学之日起，收集以下档案材料：
（一）入学申请表、录取通知书、签证、护照及护照复印件；
（二）身份证明（身份证、户口本复印件）；
（三）学籍信息（成绩单、学生证复印件）；
（四）住宿信息（宿舍安排证明、住宿费收据复印件）；
（五）健康证明（体检报告、疫苗接种记录复印件）；
（六）其他与留学生身份、学习、生活相关的重要材料。
第五条 学校应当指定专人负责档案收集工作。档案收集人员应当对收集的档案材料进行初步审核，确保真实、完整、有效。
第三章 档案整理
第六条 学校应当按照档案整理原则，整理留学档案材料。档案整理按照以下步骤进行：
（一）对收集的档案材料进行分类和排序；
（二）按学校、专业、学号等顺序装入档案袋；
（三）编制档案目录，注明档案材料的名称、时间、份数；
（四）在档案袋上注明留学生的姓名、性别、国籍、学号等基本信息。
第七条 留学档案材料应当按照时间顺序排列，不得随意抽取、增减或涂改。
第四章 档案保管
第八条 学校应当建立专门的留学档案室，用于保管留学档案。档案室应当具备防火、防潮、防盗等安全措施。
第九条 学校应当指定专人负责留学档案的保管工作。档案保管人员应当定期检查档案的安全存放情况，及时发现和处理存放问题。
第十条 未经批准，任何人不得擅自调阅、复制或销毁留学生档案。
第五章 档案利用
第十一条 留学档案主要用于以下用途：
（一）证明留学生的身份和学习经历；
（二）为学校的教育管理、学业评价和就业服务提供依据；
（三）为有关部门进行统计分析和研究提供支持；
（四）其他符合法律法规规定的用途。
第十二条 申请调阅留学档案，应当符合以下条件：
（一）本人书面申请；
（二）提供有效身份证明；
（三）说明调阅档案的目的；
（四）符合档案利用规定的其他条件。
第十三条 学校应当对调阅档案进行登记，注明调阅人、调阅时间、调阅目的、调阅内容等信息。
第六章 档案移交
第十四条 留学生毕业或者退学后，学校应当及时将留学档案移交给指定的档案管理部门。
第十五条 留学档案移交应当按照国家相关规定办理。学校应当编制移交清单，注明档案的名称、时间、数量、移交时间等信息。
第十六条 档案管理部门应当接收并妥善保管留学生档案。
第七章 责任追究
第十七条 违反本制度，造成档案丢失、损坏或泄露的，学校应当追究相关人员的责任。
第十八条 对涉嫌违法犯罪的档案管理行为，学校应当及时向有关部门举报。
第八章 附则
第十九条 本制度自发布之日起施行。
第二十条 各级教育行政部门应当加强对留学档案管理工作的监督检查，及时纠正违规行为。
来华留学生档案管理制度规定
第一条 总则
为规范来华留学生档案管理，维护留学生合法权益，促进留学生教育事业的健康发展，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于经国家教育行政主管部门审核批准面向国际招生的高等学校（以下简称高校）及其他教育机构（以下简称教育机构）的来华留学生档案管理工作。
第三条 定义
来华留学生档案，是指在高校和教育机构接受教育和培训的留学生所形成的下列材料：
登记表
admission
照片
成绩单
学位证书
荣誉证书
实习报告
体检表
获奖材料
与学习和生活有关的其他材料
第四条 档案管理原则
来华留学生档案管理应当坚持以下原则：
真实性原则：保证档案材料真实、完整、准确。
系统性原则：按照国家档案管理标准和规范，建立系统、规范的档案管理制度。
保密性原则：对留学生档案信息严格保密，未经本人同意不得泄露。
有序性原则：按照档案管理要求，科学分类、规范保管、方便利用。
便捷性原则：为留学生提供高效、便捷的档案查询和利用服务。
第五条 档案管理部门
高校和教育机构应当指定专门的部门负责留学生档案管理工作，配备专职或兼职档案管理人员。
档案管理部门的职责包括：
制定和实施留学生档案管理制度
收集、整理、归档留学生档案材料
保管、利用和销毁留学生档案
提供档案查询和出具证明服务
第六条 档案收集和归档
高校和教育机构应当在留学生入学、在学、毕业和离校的不同阶段，及时收集并归档有关档案材料。
具体包括：
入学：录取通知书、护照、签证、学籍卡等
在学：成绩单、实习报告、体检表等
毕业：学位证书、毕业证、荣誉证书等
离校：离校证明、结业证书等
第七条 档案保管
档案保管按照国家档案管理标准和规范进行。
留学生档案应当分类保管，建立专项档案目录，便于查找和利用。
留学生档案的保管期限按照国家档案管理规定执行。
第八条 档案利用
留学生本人有权查阅和利用自己的档案。
高校和教育机构应当为留学生提供档案查询和出具证明服务。
档案利用应当遵守保密原则，未经本人同意不得泄露留学生档案信息。
第九条 档案销毁
留学生档案达到保管期限后，应当按照国家档案管理规定进行销毁。
高校和教育机构应当建立健全档案销毁程序，确保销毁过程安全、保密。
第十条 监管和检查
教育行政部门负责监督检查高校和教育机构的留学生档案管理工作。监督检查内容包括：
档案管理制度的制定和执行情况
档案收集、归档、保管、利用和销毁情况
档案安全保密情况
第十一条 违规处罚
对违反本制度的高校和教育机构，由教育行政部门责令改正；情节严重的，给予通报批评或者其他处分。
第十二条 附则
本制度自发布之日起施行。
