根据中国国家档案局发布的《普通高等学校档案管理办法》(国档办发〔2021〕10号),普通高等学校应保留档案如下:
个人档案
可用档案(包括学籍档案、人事档案等):自离校(毕业、退学、休学)之日起保存30年。
不可用档案(如体检表、成绩单原件等):存档期限10年,期满后销毁。
学校档案
毕业生登记表、毕业生名册等学籍档案:长久保存。
教学档案:保存期限为20年,期满后销毁。
行政档案:保存期限为30年,期满后销毁。
会计档案:按会计法的规定保存。
其他规定
到期档案销毁前,学校应征求原档案持有者(毕业生)的意见。
毕业生可以向学校申请查阅、复印或调阅自己的档案。
因人事关系变动等原因,毕业生的档案可移交相关单位保存。
根据《中华人民共和国档案法》和其他相关规定,毕业学校保留档案的时间一般为:
普通高校毕业生:30年
中专毕业生:20年
技工学校毕业生:15年
职业高中毕业生:10年
在此期间,毕业生可以通过以下方式查询自己的档案:
直接到毕业学校档案室查询:持本人身份证件前往毕业学校档案室,填写查询申请,经审核后即可查阅档案。
委托他人查询:毕业生可委托亲友或代理人代为查询,但需要出具委托书并经毕业学校审核同意。
通过档案服务机构查询:部分地区设立了档案服务机构,毕业生可付费委托其代为查询档案。
请注意,具体保留期限和查询方式可能会因地区和学校政策而有所差异。建议毕业生及时与毕业学校联系,了解具体规定。
档案保留在学校的好处:
1. 人才库信息
学校将档案记录学生在校期间的学习成绩、获奖情况、社会活动等信息,这些信息可作为未来招聘单位了解学生综合素质的重要参考。
2. 推荐信获取
学校可根据学生的档案信息为其出具推荐信,推荐信可作为求职或考研时的重要佐证材料。
3. 政策福利
一些学校会为档案保留在校的学生提供就业指导、户口迁移等政策福利。
4. 人事档案管理
保留在校档案统一管理,避免个人保管不当导致丢失或损坏,确保人事档案完整性。
5. 党团组织关系证明
学校可出具在校期间的党团组织关系证明,便于学生在毕业后办理相关手续。
6. 职称评定
某些职称评定要求提供人事档案作为证明材料,保留在校档案可避免跑学校开证明的麻烦。
7. 出国留学
出国留学时,需要提供人事档案证明材料,保留在校档案可简化办理手续。
8. 退休核查
退休后,需要提供人事档案证明社保缴纳、工龄等信息,保留在校档案可避免因档案遗失或保管不当导致退休金核算错误。
9. 党政证明
党政工作人员需进行政治审查时,需要提供人事档案,保留在校档案可方便相关工作人员调阅。
10. 继续教育
在职人员继续教育时,需要提供人事档案证明学历、工作经验等信息,保留在校档案可加快办理流程。
一般情况下,毕业学校会保留档案以下期限后失效:
普通高校:
在校期间档案:毕业后3年以内为主动服务期,3年后失效。
就业后档案:至少保留至法定退休年龄。
中专、职专等中等职业学校:
在校期间档案:毕业后2年以内为主动服务期,2年后失效。
但需要注意,以下情况档案失效时间可能有所不同:
特殊专业档案:如国家机密级档案、涉外档案等,失效时间可能更长。
已办理户口迁移手续:档案失效时间可能会缩短至户口迁移后1年。
特殊原因:如遭遇不可抗力事件、长期出国、参军等,失效时间可能有所延长。
建议具体咨询毕业学校或相关档案管理部门以获取准确的信息。